小学校にチラシ配布をお願いするときの方法や依頼文の文例紹介

例えば子どもの習い事関係のチラシを多くの人に配布したいとき、子ども向けのイベントなどのチラシを配布したいとき

(‘ω’)「小学校で配布できたらなぁ…」

住んでいる地域も分かっているし、子どもたちが対象であれば、数百人に配れるのはとてもありがたいですよね。

なんでもかんでも配ってもらえるわけではありませんが、きちんと話ができれば配ってもらえることもあります。

わが家の体験談です！

小学校にチラシ配布をお願いしたいときはどうすればいい？

小学校では、毎日のように学校からいろんな配布物を持って帰ってきます。

その中にはチラシ類も多く、長期休み前などは特に大量に持ち帰るんですよね。

さて今回は、「自分のチラシもその中に1枚に！」ということです。

以下、地域によって取り扱いが異なると思うので、あくまで「こういう地域もある」ということで参考までにです。

わが家の場合は、子どもが通っている教室のイベントの案内チラシを小学校で配布してもらいました。

言い方は悪いですが、私の場合は先生が断りにくい状況だったように思います。

・お願いした私がその小学校児童の保護者だったこと

・後援に市がついていたこと

特に、在籍児童の保護者という部分で「話を聞かないといけない状況」になってしまって、先生たちには申し訳なかったなぁと…。

ただ、実際に配布してもらえるにしてももらえないにしても、「とりあえず聞く耳を持つ機会がある」という点では、保護者であることはとても有利です。

もし開催予定の講座や行事などで、関係者や生徒がいるなら、その保護者に口利きをお願いしてみるのもいいかもしれません。

また、小学校で配布するものなので、どんなチラシでも配ってくれるかというと、そんなことはありません。

明確な基準が決められているわけではないようですが、(実際に子どもがもらってくる配布物も様々です)子どもにとって有益なものである必要はありそう。

とはいっても、市が後援についていないチラシも多く持ち帰ってくるので、それほどハードルが高いわけではないのかなと思います。

小学校でチラシ配布をお願いするときの順序

これはわが家の地域だけなのかもしれませんが、チラシを配布するときの依頼方法は2パターンあります。

・教育委員会に相談し校長会で取り扱ってもらう

・配布したい小学校の教頭・校長先生に相談する

市によって違うのでしょうけど、例えば「○○区すべての小学校に」などの広範囲の学校に配りたい場合はまず教育委員会へ。

この場合、教育委員会で行われる校長会で審査をする必要があるようなので、見本のチラシを持って行ったり概要を説明したりと、実際に足を運ぶ必要があります。

また、それなりに時間がかかるようなので、早めに準備しておかないといけません。

一方で、「○○小学校だけに」と、ピンポイントでその学校だけに配りたい場合。

この場合は最初に教育委員会に相談するのではなく、その学校の教頭先生に相談したほうがいいかなと思います。

各学校ごとの配り物はその学校の裁量によるところもあるみたいなので、1校にだけでいいという場合はそのほうが手っ取り早いです。

依頼する段階ではチラシが出来上がっていないこともあると思いますが、できれば参考となるようなものは用意したほうがいいです。
去年の同じイベントのチラシなど、見本になるものがあると、先生たちも判断しやすくなります。

小学校にチラシ配布をお願いするときの注意点

チラシ配布に関する注意点をまとめてみました。

チラシ配布の窓口は教頭先生であることが多い

最初に依頼の電話をかけるとき、交渉するときなど、窓口になるのは教頭先生であることが多いです。

そういった雑務全般の責任者が教頭先生なんでしょう。

一度配布物についての話をしたら、次回からは教頭先生宛に問い合わせをするようにします。

チラシはクラス別に分けた状態で渡す

先生たちは私たちが思っているよりも忙しく、常にバタバタと動き回っています。

本来なら、配布物の依頼なんて面倒くさいものでしかないんですよね。

それをわざわざお願いして配ってもらうので、クラス別の人数ごとにチラシを分けた状態で持って行ったほうがいいです。

私の場合は学年ごとに封筒を分け、その中でクラスごとにファイルで分けました。

それぞれにチラシの数を書き、6学年分をまとめて大きな封筒に入れます。

手間のかかる作業なんですが、次年度以降も配ってもらうかもしれないことを考えると、必要な労働でもあります。

ちなみにこういう配布物を分けていく作業、かつては事務員さんがしてくれていたそうですが、現在では先生が空き時間に行うことも多いのだとか。

サービス残業的なやつでしょうか。

人数分ごとに分ける手間をさぼって、学校分をそのままドサッと渡してしまうと、時間のない先生たちなのでそのイベント期日までに配れないこともあるんですよね。

特に長期休み前の、チラシが集中する時期にはあるあるな出来事。

それを避けるためにも、クラス人数ごとに分けておきましょう。

小学校にチラシ配布をお願いするときの依頼文例文

小学校にチラシを配布してもらうときの順序としては

小学校もしくは教育委員会の連絡
⇒配布許可が出れば配布物を持参もしくは郵送

定期的に同じような内容の配布物をお願いしている場合には、こうした手順を踏まないこともあるかもしれませんが、突然配布物を送りつけるということはないかと思います。

そのため、小学校への配布物の依頼文で大切なのは、そのチラシが何のチラシなのかが分かるようにすることです。

きちんと連絡をして「配っていいよ」と許可をもらっていたとしても、郵送で届いたときにそれがどのときに許可を出したどのようなチラシだったのか、覚えているわけではありません。

一般的なビジネス文書の定型にそって、どんなチラシなのかを説明するといいかなと思います。

文例

書式については一般的なビジネス文書と同じく

日付(右寄せ)「令和〇年〇月〇日」

宛名(左寄せ)「○○小学校　○○様」

自分の名前(右寄せ)「○○教室　○○」

題名

本文

という形でいいかと思います。

拝啓

薫風の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日はお忙しい中、○○教室の配布物の件でご相談に乗っていただきありがとうございました。

快くご了承いただきましたこと、心より感謝申し上げます。

つきましては、○○小学校の児童の皆様に配布いただきたいパンフレットを送付いたします。

ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。

敬具

拝啓

時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先日ご相談させていただきました通り、私どもの○○にて○○を開催することとなりました。

つきましては、ご多忙の中大変恐縮ではございますが、貴校の児童の皆様にパンフレットを配布いただきたく、お願い申し上げます。

子どもたちの健全育成の一助となればと思っておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

敬具

状況に応じて語尾などは変化させて、参考にしてみてください。

まとめ

学校の先生方はとても忙しく、相談する時間を確保するのがなかなか難しいです。

要点をぱっと伝えられるように、下準備をしておくとよいかなと思います。