こういう情報が飛び交っているのもありますが、子ども会の役員を決めるのって本当に難しいです。
でも、現役員としては決めなきゃいけないし、波風立てずにすんなり決まったら…と思うものですよね。
上手な役員選出方法や、断られにくい案内文例についてまとめてみました！
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子ども会の役員選出がうまくいかず決まらない！これってよくあること？
子ども会の役員を決める際には、一応の免除規定を設けている場合も多いと思います。
私が入っている子ども会の場合だと、
・妊婦・未就園児がいる場合は免除
・片親の場合は免除
・役員経験者は免除
こういうふうに免除規定を設けて、それ以外の人が候補になるわけですね。
ですが、子どもの数自体が少なくなっている地域も多く、役員選出の話があったとたんに子ども会自体をやめてしまう人もいる。
候補者自体がものすごく少なくなってしまって、しかもみんなやりたがるわけもない。
次期役員決めってとても難しくて、だから「2期連続で仕方なく役員」みたいな方も出てきちゃうんですよね。
理想を言えば、立候補で次期役員が決まること。
でもこれは本当にレアケースで、ほとんどの場合、立候補を募ってもみなさん無言です。
個別に声をかけて快く引き受けてくれる方もたまにいますが、役員に必要な人数がそれで決まることもまた稀です。
子ども会の役員の仕事って面倒なものも多いですが、実は子どもの世話をするのはそこまで大変じゃないんですよね。
自分の子どもも入っている子ども会だし、楽しそうな姿を見ると原動力にもなるものです。
一番大変なのは、次期役員決めかもしれないと思ったりもします。
子ども会の役員をすんなりと決めるには？決め方案
子ども会の役員に限らずですが、子どもが集まる集団の役員を決めるときに、個々の事情を把握し始めるとキリがありません。
それこそ、事情のない方なんていないし、みんなそれぞれに忙しいはず。
少し極端なのかもしれないですが、
・子ども会に入った時点で役員を前提にしているはず
・どんなに忙しくても、役員ができない理由にはならないはず
最初はこういう気持ちで決めていかないと、永久に決まらないです。
特殊な事情のある方は、ご本人からみんなに説明してもらうとして、お申し出があるまではこちらから触れる必要はないかなと思います。
参加して子どものお世話を役員にしてもらっている以上、自分が役員になることも想定済みじゃないかと思います。
さてでは、できるだけすんなりと決めるためにはどんなふうにすればよいか。
いくつか案を出してみたので、参考にしてみてください。
子ども会役員の仕事内容を明記しておく
子ども会の役員が嫌がられる理由の一つは、「仕事内容が分からない」「どれだけ時間をとられるのか分からない」というのがあります。
役員未経験者だと、なかなかその中身までは把握できないですしね。
そろそろ自分が役員をしなきゃと思っている人でも、内容が分かっていなければ手を挙げにくいもの。
できるだけ分かりやすく、仕事内容とそれにとられる時間を伝えておくといいかなと思います。
役員の役の説明
「会長」「副会長」「書記」「会計」
子ども会の役員はだいたいこの4役かなと思います。
それぞれにどんな仕事をするのか、それにかかる時間はどれくらいなのかを伝えておきます。
・月に何日くらい子ども会の予定が入るのか
・子ども会の予定が入っている日は、どれくらい時間がかかるのか
・子ども会の予定が入るのは平日なのか休日なのか
小学生ママだと仕事をしている方も多いし、都合の悪い時間帯や曜日があることもあります。
どれくらい融通が利くのかなども、あらかじめ伝えておくと抵抗感が少なくなるのではと思います。
忙しい時期の説明
忙しい時期の説明をしておくのも効果的。
子ども会の役員って、一定の時期だけやることが多くて、それ以外の時期はそれほど仕事が多いわけではありません。
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わが家の地域だと、手続き関係が多い4月の会長さんと、地域の運動会がある10月が忙しくなります。
(‘ω’)「4月と10月がもっとも忙しくて、○○と○○があります。それ以外は月に〇日くらいです。」
こんなふうに伝えておくと、「忙しいから無理」と断る人への予防線になります。
子ども会の役員の仕事を簡略化しておく
私が役員をしていたとき次期役員が全然決まらなくて、こちらを採用。
役員の仕事をかなり簡略化して、「これならほとんど仕事がないでしょ」状態にしました。
・子ども会の回覧→ラインで一括送信に
・子ども会の会費集金→個々に振込対応
一番面倒だったものを簡略化して、仕事をかなり減らしました。
パソコンができないから、と役員を断る方もいたんですが、ラインはみんなしてますしね。
手間がかかるものをやめたり、頻度を減らしたりすることで、役員への抵抗感が少しでもなくなるように。
実際は「それでもやりたくない」な方が多いと思いますが、言い逃れはしにくくなったように思います。
役員選出はみんなの前で行う
役員をやってくれそうな方がいる、もしくは、断られてもグイグイお願いできる場合は別ですが、個々にお願いしに行っても断られることが多いです。
役員選出の場を設けて、みんなの前で決めるようにしたほうが決まりやすいように思います。
保護者全員がいる場で役員を決めるには、案内文がポイント。
以下、わが家の地域の子ども会の、役員選出の定型文です。
子ども会役員選出の案内文例
ポイントは
・全員でくじ引きを行うこと
・欠席の場合は役員がくじを引くこと
・役員をできない事情がある場合は、全員の前で承諾を得てもらうこと
こういったことを文面に盛り込むことです。
案内文の時点で個々の事情に配慮しているとキリがないし、できない理由を聞くたびに免除しなくてはいけなくなります。
こちらでは、「本当にできない事情があるのか」「免除されたらラッキーレベルなのか」判断はできません。
事情があって免除されることで、役員になる可能性が高くなってしまうのは他の候補者の方たちなので、その方たちに対して説明してもらうように促したほうが良いかなと思います。
案内文例
次期役員についてのご連絡です。ご精読くださいますよう、お願いいたします。
次期役員ですが、計4名を役員未経験者の中から選出したいと思っております。
立候補していただける方がいない場合は、くじ引きにて決めさせていただきます。
くじ引きの日程は、○○月○○日○○時~を予定しております。
該当保護者の方は、必ずお越しいただくようお願い申し上げます。
当日欠席される方のくじ引きは、役員が代行いたします。
役員をするのが難しいなどの事情がある場合は、当日の選出の場にて、該当者の方々との相談となります。
ご承知のほど、よろしくお願いいたします。
日ごろから子ども会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。
今年度も残り数か月となり、来年度の役員を選出する季節となりました。
来年度の役員は計4名、例年通り、役員未経験者の方にお願いしたいと思っております。
立候補してくださる方がいない場合には、くじ引きにて選出いたします。
くじ引きの日程は、○○月○○日○○時~を予定しております。
該当者の方は必ずお越しいただくよう、お願いいたします。
欠席される方のくじ引きは役員が代行しますので、ご了承ください。
役員選出に際して事情がある方は、選出の場にて該当者の方にお伝えいただけたらと思います。
子ども会はみなさんのご協力で成り立っておりますので、ぜひよろしくお願いいたします。
わが家の地域の場合は、案内文を送るタイミングで候補者のママたちに個別に連絡をしました。
その時点で、候補者の人数などをお伝えするという感じに。
子ども会の役員って、辞めない限りはいつか必ず回ってきます。
そのことを伝えると、候補者の中に友だちがいるママたちは一緒に立候補をしてくれる場合もあります。
子ども会の役員は、知り合い同士でできればものすごく仕事がやりやすくなります。
そういったことも伝えると、立候補してもらいやすくなるかもしれません。
案内文作成での注意点
くじ引きの日程は余裕をもって
あまりにも近い日程にしてしまうと、仕事などの都合で行けない人が多くなります。
できれば1か月前、どれだけ遅くとも10日前には伝えておくようにしましょう。
辞める人は…の話題は出さない
「来年度、子ども会を継続されない方は役員の対象外です」
などの文言は、できるならばいれないほうがいいかなと思います。
過去にこういう文言を入れて案内文を回したら、役員未経験者の脱退者がドンドン出てしまったこともあります。
子どもがやめたいと言っている場合は仕方ないんですが、この時期の脱退者はそうでないことも多いです。
本当に辞めたい方は役員に直接言ってくるはずなので、こちらからの気遣いの一言はないほうが安全です。
まとめ
子ども会の役員って、子どものためのボランティアです。
そのせいか、押し付けるようには決めたくないし、事情も配慮してあげたい。
誰だってそう思うんですが、いざ決めらない状態が続くとそうも言ってられないんですよね。
ただ子ども会は学校の半強制のような組織ではないので、希望して入るかたは、将来の役員も頭の隅っこにはあるはず。
思っているよりは大変じゃないことのほうが多いので、なんだかんだ楽しくやってくれることを期待しましょう！
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